Werkwijze

U hoort en leest het vaak. ICT-projecten die uitlopen, niet het verwachte resultaat opleveren en duurder worden dan begroot. Met een goede aanpak kunnen deze problemen voorkomen worden. Grondslag daarbij is de zogenaamde Agile aanpak. Deze aanpak gaat uit van een geleidelijk ontstaan van vereisten en oplossingen, in nauwe samenwerking tussen alle betrokken. Snelle, direct bruikbare oplossingen die meteen gebruikt kunnen worden en waarop direct weer verder gedachten uitgewerkt en gebouwd worden. Lees het Agile Manifesto en begrijp meteen de essentie en de reden dat deze methode van werken nooit kan leiden tot teleurstellingen!

Ook een aanrader van ons, De-kracht-van-scrum, van Rini van Solingen. U krijgt in een vermakelijke roman het proces van software-ontwikkeling uitgelegd, zonder enig technisch jargon.

 

We leggen u in het kort de stappen uit die wij met u maken:

 

 

Voorbereiding

De eerste stap in deze fase is de belangrijkste;

Welke doelen heeft u voor ogen met de invoering van het CRM-systeem en zijn deze ook meetbaar te maken?

Het antwoord op deze vraag dicteert het vervolg; Het vaststellen van de vereisten.

De vereisten wordt geen wollige opsomming of een technische verhandeling, maar herkenbare, tastbare uitspraken wat het systeem moet doen. We noemen dit User-stories. 

 

User stories zijn beschrijvingen wat een gebruiker(rol) verwacht van het systeem en waarom. De notering van een User story volgt het stramien:

‘ Als [rol] , wil ik [doel/wens], zodat [resultaat]’

Tot slot bepalen we met u de vervolg aanpak, de tijdslijnen en de governance. Met de governance wordt bedoeld, de wijze waarop we het project besturen, besluiten nemen en controleren.

 

Implementatie

De implementatie wordt volgens Agile principes uitgevoerd. (https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development). Met Agile wordt er zoveel en zo snel mogelijk waarde gecreëerd voor de organisatie. Kenmerkend is de directe en continu betrokkenheid van de afnemer bij de tot totstandkoming van het softwareproduct en de flexibiliteit in het ontwikkel- en inrichtingsproces.

 

Sprints

Doorgaans hebben sprints een doorlooptijd van 2 tot 4 weken waarin een set van User stories wordt overgezet naar de sprint-log. In de sprint worden de User stories gerealiseerd. Na twee weken zijn brokken functionaliteit al zover gereed dat daarmee in principe functionaliteiten in gebruik genomen kunnen worden. De toetsing vindt plaats door middel van een product-demo.

Het aantal sprints hangt sterk af van de omvang van de Product-backlog en de prioritering. De Agile benadering maakt het mogelijk om al na de eerste sprint Sugar in gebruik te nemen.

Invoering

In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

  • Opbouw Productieomgeving;
  • Opzetten van het Cut-overplan;
  • Resultaten uit de Sprint overzetten naar de productie-omgeving;
  • Beoogd administrator/Functioneel beheerder trainen;
  • Uitwerken en invoeren van het autorisatiemodel.

 

Adoptie

Met de uitvoering van de bovenstaande projectfasen is Sugar voor de organisatie operationeel. Het totale succes van de invoering is de som van het project-, het adoptie- en het operationeel succes. Daarom is ook aandacht nodig voor de activiteiten Training en Gebruikersoverzetting.

 

Training

De training van de gebruikers richt zich op de toepassing van Sugar op de gebruiksprocessen van de organisatie.

Algemene Sugar-training/instructie is beschikbaar via Sugar University (Engelstalig). Daarnaast is de Gebruikers- en Administrator-handleiding beschikbaar op Sugar-Support (Engelstalig).

 

Gebruikersoverzetting

Afhankelijk van de omvang van de implementatie kan het zo zijn dat na de training de gebruikers allen tegelijk kunnen starten met het gebruik van Sugar. De gebruikersoverzetting vereist dan verder geen bijzondere aandacht. Bij een grotere omvang kan het verstandig zijn om gebruikers/ en/of processen gefaseerd over te zetten naar Sugar.

 

Productie en uitbreiding

Het uiteindelijke succes van Sugar hangt sterk af van de Productie en Support. Het goed prepareren van de Administrator/Functioneel beheerder is de eerste stap. De gebruikers moeten weten hoe zij problemen moeten rapporteren. De beheerder moet in voorkomende gevallen ook kunnen terugvallen op 2-de lijns support, zowel technisch als functioneel. De beheerprocessen worden uitgewerkt, afspraken vastgelegd en gecommuniceerd naar de gebruikers.
Het is goed om een roadmap op te stellen voor een periode van 12 tot 18 maanden. Deze roadmap geeft gebruikers inzicht in wat zij kunnen verwachten aan nieuwe functionaliteiten. Het concrete gebruik van Sugar geeft ook inzicht of en hoe de functionaliteiten op de roadmap nodig zijn. Wat van tevoren geacht wordt nodig te zijn, kan in de praktijk anders uitpakken. Inzicht voor gebruikers in de roadmap helpt om deze afwijkingen te identificeren en de roadmap bij te stellen.

Overweldigend… Kan het ook eenvoudiger?

Jazeker! Het kan natuurlijk zo zijn dat u een kleine organisatie bent met eenvoudige processen. U zoekt een eenvoudige CRM-oplossing. De stappen in de aanpak hierboven werken voor u niet, immers u bent met enkele medewerkers de gebruikers en het team!  We begrijpen dat. Daarvoor hebben we een overzichtelijke kleinschalige aanpak met enkele eenvoudige stappen, korte doorlooptijd en een vooraf duidelijk kostenplaatje.