Voorbereiding

In deze stap wordt met u gezamenlijk de details van de aanpak, governance en planning bepaald.

User stories

De vereisten worden vastgelegd door het bepalen van User stories die in de volgende stap verder worden uitgewerkt.

User stories zijn beschrijvingen wat een gebruiker(rol) verwacht van het systeem en waarom. De notering van een User story volgt het stramien:

‘ Als [rol] , wil ik [doel/wens], zodat [resultaat]’

Implementatie

De implementatie wordt volgens Agile principes uitgevoerd. (https://en.wikipedia.org/wiki/Agile_software_development). Met Agile wordt er zoveel en zo snel mogelijk waarde gecreëerd voor de organisatie. Kenmerkend is de directe en continu betrokkenheid van de afnemer bij de tot totstandkoming van het softwareproduct en de flexibiliteit in het ontwikkel- en inrichtingsproces.

Sprints

Doorgaans hebben sprints een doorlooptijd van 2 tot 4 weken waarin een set van User stories wordt overgezet naar de sprint-log. In de sprint worden de User stories gerealiseerd. Na twee weken zijn brokken functionaliteit al zover gereed dat daarmee in principe functionaliteiten in gebruik genomen kunnen worden. De toetsing vindt plaats door middel van een product-demo.

Het aantal sprints hangt sterk af van de omvang van de Product-backlog en de prioritering. De Agile benadering maakt het mogelijk om al na de eerste sprint Sugar in gebruik te nemen.

Invoering

In deze fase worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

  • Opbouw Productieomgeving;
  • Opzetten van het Cut-overplan;
  • Resultaten uit de Sprint overzetten naar de productie-omgeving;
  • Beoogd administrator/Functioneel beheerder trainen;
  • Uitwerken en invoeren van het autorisatiemodel.
Adoptie

Met de uitvoering van de bovenstaande projectfasen is Sugar voor de organisatie operationeel. Het totale succes van de invoering is de som van het project-, het adoptie- en het operationeel succes. Daarom is ook aandacht nodig voor de activiteiten Training en Gebruikersoverzetting. 

Training

De training van de gebruikers richt zich op de toepassing van Sugar op de gebruiksprocessen van de organisatie.

Algemene Sugar-training/instructie is beschikbaar via Sugar University (Engelstalig). Daarnaast is de Gebruikers- en Administrator-handleiding beschikbaar op Sugar-Support (Engelstalig).

Gebruikersoverzetting

Afhankelijk van de omvang van de implementatie kan het zo zijn dat na de training de gebruikers allen tegelijk kunnen starten met het gebruik van Sugar. De gebruikersoverzetting vereist dan verder geen bijzondere aandacht. Bij een grotere omvang kan het verstandig zijn om gebruikers/ en/of processen gefaseerd over te zetten naar Sugar. 

Productie en Uitbreiding

Het uiteindelijke succes van Sugar hangt sterk af van de Productie en Support. Het goed prepareren van de Administrator/Functioneel beheerder is de eerste stap. De gebruikers moeten weten hoe zij problemen moeten rapporteren. De beheerder moet in voorkomende gevallen ook kunnen terugvallen op 2-de lijns support, zowel technisch als functioneel. De beheerprocessen worden uitgewerkt, afspraken vastgelegd en gecommuniceerd naar de gebruikers.
Het is goed om een roadmap op te stellen voor een periode van 12 tot 18 maanden. Deze roadmap geeft gebruikers inzicht in wat zij kunnen verwachten aan nieuwe functionaliteiten. Het concrete gebruik van Sugar geeft ook inzicht of en hoe de functionaliteiten op de roadmap nodig zijn. Wat van tevoren geacht wordt nodig te zijn, kan in de praktijk anders uitpakken. Inzicht voor gebruikers in de roadmap helpt om deze afwijkingen te identificeren en de roadmap bij te stellen.