Bepaal automatisch uw opportunity-bedragen

Sugar Forecasting is een prachtige functie waarmee een Sales-organisatie verkoopprognoses kan vaststellen en bewaken. Er zijn situaties voor te stellen dat verwachte bedragen automatisch zijn vast te stellen.

Sugar Forecasting is een prachtige functie waarmee een Sales-organisatie verkoopprognoses kan vaststellen en bewaken. Forecasting maakt gebruik van de geregistreerde Opportunities. Voor de Opportunities kan een sales drie bedragen vastleggen: Worse-case, Meest waarschijnlijk en Best-case. Of een Opportunity meegenomen wordt in de forecasting hangt af van de waarschijnlijkheid dat een Opportunity leidt tot een concrete verkoop en de grenswaarden die de organisatie hiervoor wenst te hanteren.

In een eenvoudige vorm legt een een medewerker een Opportunity aan en vult handmatig het verwachte bedrag in. Er zijn ook situaties voor te stellen dat deze bedragen redelijk ingeschat kunnen worden op basis van historische verkoopinformatie en de specifieke kenmerken van de Opportunity. In zo’n geval kan het Opportunity-bedrag ook automatisch door Sugar berekend worden.

Voorbeeld

U levert printerpapier. Het gebruik van printerpapier kan bijvoorbeeld afhangen van het aantal medewerkers van een bedrijf en de branche. Een verzekeraar zal zeker meer papier per medewerker gebruiken dan een Schildersbedrijf.

Op grond van historische verkopen is het wellicht mogelijk om voor iedere branche een gemiddeld papierverbruik per medewerker te bepalen. Dit is dan te vertalen naar een gemiddelde waarde van een Opportunity.

Op dit punt aangekomen kan Sugar’s veldfunctie Calculated Value in actie komen. Met Calculated Value kan gebruik gemaakt worden van een grote diversiteit aan functies waarmee automatisch veldwaarden berekend kunnen worden. De collega SugarCRM -Partner Atcore Systems hebben hiervoor een mooi overzicht gepubliceerd.

Zo zijn er ook functies om (veld)waarden met elkaar te vermenigvuldigen :

  • multiply
  • currencyMultiply

Omdat we graag willen rekenen met bedragen, gebruiken we currencyMultiply. Voor het gemak definieren we een veld voor het gemiddeld papierverbruik per medewerker, uitgedrukt in een bedrag: Normomzet.

CalculatedValueForecast1

Nu bepalen het meest waarschijnlijke bedrag door de Normomzet te vermenigvuldigen met het aantal medewerkers van de account. We gebruiken hiervoor de Currencymultiply-functie.

CalculatedValueForecast2

We krijgen dan het volgende resultaat voor de Opportunity als we voor het Account de Branche zetten op Schildersbedrijf en het aantal medewerkers op 20. Het Waarschijnlijke bedrag ziet er nu keurig uit:

CalculatedValueForecast3

Uiteraard blijft ons berekende bedrag ook bewaard voor toepassing in Forecasting:

CalculatedvalueForecast4

Tot slot

Als waarden in Sugar algoritmisch van aard zijn, zeker als gebruikers zelf deze algoritmen op papier of uit hun hoofd volgen, moet nagedacht worden of de waarde niet automatisch door Sugar bepaald kan worden. Door de grote hoeveelheid van standaard functies voor Calculated Values is de kans groot dat Sugar de Heavy Lifting van gebruikers eenvoudig kan overnemen. Dit draagt zeker bij aan blije gebruikers !